Cómo reducir costes operativos de campañas de influencers externalizando los pagos
¿Alguna vez has sentido que tu equipo pierde horas y horas tramitando facturas, revisando datos de influencers y lidiando con pagos internacionales?
Si tu respuesta es “Sí”, estás en el lugar correcto. Y si es “No”… créeme, en algún momento lo vas a sufrir si no tomas medidas a tiempo.
Hoy te contaré por qué externalizar los pagos de influencers es la decisión más obvia (y rentable) para cualquier agencia o empresa que trabaje con creadores de contenido.
Leedlo todo y veras como te puedo hacer que te ahorres hasta 1080,00€ en tu agencia.
¿Por qué es tan obvio externalizar los pagos de influencers?
Horas de trabajo perdidas en tareas repetitivas: Al final, tu equipo debería estar centrado en diseñar estrategias y negociando nuevas colaboraciones… no persiguiendo facturas, verificando datos fiscales o preguntando a cada influencer si ya recibió su dinero.
•Ahorro económico y de recursos: Si cada proceso de pago te cuesta más que el propio beneficio de la campaña, algo está fallando.
•Riesgo de errores administrativos: Errores en facturas, retrasos en los pagos, retenciones mal aplicadas… Cada fallo impacta de lleno en tu reputación y en la confianza de tus creadores.
En serio: cuando ves la lista de dolores de cabeza que genera este proceso, externalizar el pago se vuelve una necesidad, no un “lujo”.
¿Qué es la externalización de pagos de influencers (o “accounts payable outsourcing”)?
Sencillo: se trata de delegar toda la gestión y el proceso de pago (desde la obtención de la factura hasta que el dinero llega a la cuenta del influencer) en manos de un tercero especializado.
Piensa en ello como un “departamento de pagos en la nube o un departamento administrativo con perfiles Senior pero pagandole como juniors”. Tú entregas los datos y ellos se encargan de:
•Revisar y validar facturas.
•Gestionar la documentación fiscal y legal de los influencers.
•Realizar las transferencias locales e internacionales de forma legal.
•Evitar errores y retrasos que te descuadren las campañas y tu contabilidad.
Retos principales en los pagos a influencers
Revisa los números de los influencers
1.Pago a influencers no autónomos: En España (sobre todo en el marketing de afiliados), muchos creadores no son autónomos dados de alta, lo que conlleva retenciones e impuestos que deben gestionarse de forma adecuada.
2.Gestión de facturas con errores: Facturas que faltan datos, tarifas mal calculadas, IVA/IRPF confundidos… ¿Te suena?
3.Documentación fiscal de influencers internacionales: Las colaboraciones con creadores de otros países pueden suponer un quebradero de cabeza fiscal y legal.
4.Cumplimiento fiscal: Cada país y cada comunidad tiene sus reglas. ¿De verdad quieres memorizar toda la normativa?
5.Pagos internacionales: Comisiones bancarias, tiempos de espera, tipos de cambio… En resumen, un puzzle complicado y costoso.
6.Costes operativos: Tiempo, personal, software… Todo suma.
7.Mala relación con influencers: Retrasos en los pagos o errores frecuentes son el camino más rápido para que un influencer decida no volver a trabajar contigo.
8.Alta de influencers como proveedores: Completar formularios, recopilar datos y documentos.
9.Transparencia en los estados de pagos: Lo mínimo que espera un influencer es saber en qué estado está su factura y cuándo cobrará.
En definitiva, cada uno de estos puntos puede convertirse en una bomba de relojería que, tarde o temprano, explota (normalmente en el momento más inoportuno).
La importancia de atajar estos retos: económico, reputacional, legal y fiscal
- Económico: Cuantos más recursos gastes en tareas administrativas, menos margen de beneficio obtendrás.
- Reputacional: Pagar tarde o con errores daña tu imagen y te cierra puertas con los mejores influencers.
- Legal y fiscal: Si no cumples con las normas, tarde o temprano tendrás problemas con la Agencia Tributaria o con cualquier otro organismo. Y no querrás esa sorpresa en tu buzón.
Beneficios de externalizar los pagos de influencers
- Ahorro de tiempo: Tu equipo se centra en lo que mejor sabe hacer: crear y gestionar campañas, no en cuadrar facturas.
- Menos errores: Las plataformas especializadas y los expertos en “accounts payable” reducen el riesgo de fallos.
- Mayor transparencia: Tanto tú como tus influencers sabéis en todo momento el estado del pago.
- Relaciones más sólidas con los creadores: Pagar de forma puntual y sin complicaciones crea confianza y fideliza.
- Escalabilidad: Da igual si tienes 10 influencers o 1.000; la plataforma se adapta a tuvolumen.
¿Qué es Zexel Pay?
Zexel Pay es un servicio especializado en la gestión de facturación y pago a proveedores del nicho del influencer marketing y comisiones de afiliados que soluciona todos estos dolores de cabeza. Ayudamos a empresas a ahorrar hasta 1080,00€ mensual por cada 100 facturas.
Con Zexel Pay, delegas completamente el proceso:
•Revisión de facturas y tramitación de posibles errores.
•Gestión de documentación y altas de nuevos influencers.
•Compliance fiscal y legal, tanto nacional como internacional.
•Realización de pagos a múltiples países y en distintas divisas.
•Información en tiempo real del estado de cada pago.
En otras palabras, liberas a tu equipo del trabajo repetitivo, evitando riesgos, gastos superfluos y estrés innecesario.
Tareas que delegas al externalizar pagos de influencer (o “accounts payable outsourcing”)?
•Validación de datos de influencers (NIF, NIE, pasaporte, etc.).
•Revisión de facturas: formatos, retenciones, IVA, IRPF…
•Altas en software de proveedores: Olvídate de formularios y documentos.
•Cumplimiento fiscal en España e internacional.
•Emisión de pagos de manera puntual y segura.
•Gestión de incidencias: si algo falla, ellos lo resuelven.
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Así es. Haciendo cálculos, el coste de la gestión interna de 100 facturas puede superar fácilmente los 1.080,00 €.
¿De verdad quieres seguir destinando ese dinero a papeleo en lugar de invertirlo en crecer, en contratar mejores talentos o en cerrar nuevos acuerdos con marcas?
Conclusiones
Externalizar los pagos de influencers no es solo una opción inteligente, sino prácticamente obligatoria si quieres:
•Evitar sorpresas fiscales.
•Mejorar tu reputación entre los creadores.
•Reducir costes operativos y aumentar el margen de beneficio de cada campaña.
Piénsalo: cada hora que dedicas a la “odisea de la facturación” es una hora que pierdes en creatividad, estrategia y en cerrar nuevos contratos. ¿Te compensa?
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